Excursie EKKO Utrecht

De opdracht

Vanuit school heb ik een fysieke excursie mogen doen in het welbekende Utrechtse Poppodium 

EKKO. Het was niet zo maar een excursie, want we kregen de opdracht binnen 48 uur een echt evenement voor ons team te organiseren, met als thema: verbinden. Het was de bedoeling dat we een beleving van een uur moesten opzetten en moesten zorgen voor teambuilding tussen alle deelnemers.

De gehele klas werd in tweeën gesplitst, waardoor je in een team kwam van ongeveer 15 leden. Mijn medestudent Sam Matheeuwsen en ik hadden voor dit evenement de functie projectleider tot ons genomen. Dit hield in dat wij het aanspreekpunt waren, iedereen zouden aansturen en ervoor zouden zorgen dat alles goed zou verlopen. 

Het verloop

 Op 16 maart 2021, precies 48 uur van tevoren, werd de briefing naar iedereen per mail toegestuurd. Vanaf dat moment tikte de tijd en moesten we aan de slag. Sam en ik begonnen al snel met het maken van een groepsapp op WhatsApp, omdat de communicatie dan eenvoudiger zou verlopen. In het begin verliep alles nog een beetje stroef, dit kwam mede doordat ons team voornamelijk uit studenten uit de B-lijn bestond. De B-lijn had precies college op het moment dat de A-lijn geen les had en ook andersom, hierdoor konden we elkaar vaak niet bereiken. De enige mogelijke optie die we hadden was het organiseren van een vergadering via Zoom in de avond. 

Sam en ik hadden al iets eerder afgesproken om alles op een rijtje te zetten wat we allemaal 

moesten bespreken, denk hierbij aan het verduidelijken van de opdracht, het brainstormen naar een concept en het verdelen van de taken. Beide waren we erg enthousiast en fanatiek om de vergadering in te gaan. Tot onze grote teleurstelling kwamen er van de 15 teamleden maar 5 opdagen. We wisten niet zo goed hoe we de situatie moesten aanpakken, omdat we niet zomaar beslissingen wilden nemen, aangezien er maar zo weinig mensen waren.

 

Uiteindelijk besloten we dat we moesten roeien met de riemen die we hadden, dus zouden we met de aanwezigen gaan brainstormen naar een concept, zodat we in ieder geval het volledig uitgeschreven idee konden delen met de rest. Zo konden we ook al een aantal taken verdelen en een lijst opstellen met de overige taken die nog verdeeld moesten worden. Deze lijst hadden we in onze groepsapp gedeeld, zodat men zelf kon invullen welke taak ze zouden vervullen. 

Als concept hadden we een pubquiz bedacht met drie verschillende rondes. De drie rondes waren als volgt: interessante vragen over elkaar, twee waarheden en één leugen en willekeurige weetjes over elkaar. Iedere ronde viel er samen met je team een prijs te winnen en elk team (in totaal 4 teams) had een eigen uitstraling, van plaksnorren tot Hawaii-kettingen. 

 

De eerste 12 uur waren voorbij en de adrenaline nam steeds meer toe. Vroeg in de ochtend zagen Sam en ik dat bijna niemand de verantwoordelijkheid had genomen om een taak te kiezen. Hierdoor besloten we de overige taken te gaan verdelen over degenen die er nog geen hadden. Toevallig wisten we dat een aantal studenten bepaalde expertises hadden, dus leek het ons handig hen daarbij in te delen. We gaven aan dat als men een andere taak wilde, ze dit onderling moesten regelen en het aan ons konden doorgeven. Sam en ik waren op bepaalde dagdelen beschikbaar op Zoom voor eventuele vragen van onze teamleden, waar een aantal ook gebruik van hadden gemaakt. Uiteindelijk ging iedereen aan de slag om te werken aan het gewenste resultaat. Hiervoor hadden we een aantal deadlines opgesteld, zoals het afhebben van het draaiboek en het opsturen van de rider naar de techniek van de locatie.

18 maart 2021

Op de dag zelf ging het team opbouw, waaronder ik zelf ook, hard aan de slag met het opbouwen van de locatie. Ik merkte bij mezelf dat ik het een beetje had onderschat, ik verwachtte namelijk niet dat ik van alle kanten zo veel vragen naar me toe zou krijgen. Daarbovenop werd ik ook nog eens door heel wat leden gebeld met vragen, wegens stress en dergelijke.

Uiteindelijk heb ik een super toffe dag ervaren en ben ik trots op heel mijn team. Ondanks de stroefheid hebben we een leuk evenement opgezet, waar we allemaal tevreden mee waren. Mede door deze ervaring ben ik er volledig over uit dat ik later iets leidinggevend wil doen. Ik vind het heerlijk om verantwoordelijkheden te nemen en ben dus heel blij dat ik deze kans heb gepakt en heb gekregen. Een handeling die ik van de voorbereiding van het evenement zal meenemen naar de toekomst is dat je moet roeien met de riemen die je hebt.

Voor een sfeerimpressie van het evenement, nodig ik u van harte uit onderstaande aftermovie te bekijken!