Meeloopdag proef-evenement 'Masterclass Geluk'

Introductie

Op 20 februari 2021 heb ik een super gave meeloopdag mogen doen. Ik mocht namelijk met twee mede KE-studenten als vrijwilliger helpen tijdens één van de proef-evenementen georganiseerd door de organisatie ‘Fieldlab’.  Fieldlab organiseerde het evenement, in het Beatrix Theater gelegen in Utrecht, om onderzoek te doen naar de toekomstige mogelijkheden voor veilig en verantwoorde evenement met een hoge bezoekerscapaciteit. Het evenement was een flinke uitdaging, want er waren maar liefst 500 bezoekers welkom!

Het evenement was in de vorm van een voorstelling genaamd ‘Masterclass Geluk’, gegeven door Guido Wijers. Ter voorbereiding moest iedereen (het personeel en de bezoekers) maximaal 48 uur van tevoren een PCR-test afnemen, om aan te kunnen tonen dat we een negatieve test hadden. De uitslag moesten we doorgeven in een app genaamd Close, waarmee Fieldlab onderzoek deed.

 

20 februari 2021

Hier volgt een korte beschrijving van 20 februari:

Op de dag zelf moest al het personeel om 11:00 aanwezig zijn. Na het controleren van al onze gegevens, negatieve test en het meten van onze temperatuur verzamelden we in de hal naast de kantine. Daar maakten we kennis met elkaar om vervolgens door te lopen naar de kleedkamer waar de werkkleding werd verdeeld, de vrijwilligers kregen de opdracht zwart gekleed te komen dus konden we onze eigen kleding aan.

Toen iedereen zich netjes had omgekleed volgde een uitgebreide briefing van hoe de dag eruit zou zien en werden de taken verdeeld. De briefing werd afgesloten met een rondleiding door het gebouw, wat zeer fascinerend was. We kregen namelijk alle behind the scenes te zien, van de techniek tot aan de beveiliging. Vervolgens volgde de lunch, waarbij er door twee verschillende koks een overheerlijke lunch voor ons werd bereid. Tijdens de lunch maakte ik kennis met Raissa van der Zande, hoofd Duty- en Floormanagement van het Beatrix Theater

De opening naderde, waardoor we allemaal paraat op onze aangewezen plekken moesten gaan staan. Ik stond bij de voordeur, samen met een externe partij die ervoor zorgde dat wanneer men een te hoge temperatuur had de temperatuur nogmaals handmatig opgemeten zou worden. Het was verassend om te zien dat er zó veel pers aanwezig was, iedere kant waar ik naartoe keek was er wel een camera te zien. In het begin vond ik dit nog best spannend, maar naarmate ik eenmaal bezig was wende ik er al heel snel aan.

De dag vervolgde zich over het algemeen best wel rustig, want na binnenkomst van alle bezoekers hadden we nauwelijks tot geen werkzaamheden meer te doen.

Het resultaat

Vijf dagen na het evenement moest iedereen nogmaals een PCR-test doen en de uitslag doorgeven in de Close-app. Dit behoorde ook weer tot het onderzoek van Fieldlab

 

Je vraagt je nu vast wel af: wat was het resultaat van het onderzoek? Van de in totaal 500 bezoekers en daarbovenop ook nog het personeel waren er om precies te zijn nul besmettingen!

Kort interview

Tijdens de dag heb ik nog een paar vragen aan Raissa van der Zande kunnen stellen:

 

Wat is uw huidige functie?

 “Hoofd Duty en Floormanagement in het Beatrix Theater”

 Wat zijn uw werkzaamheden over het algemeen?

 “Ik ben verantwoordelijk voor het gastenontvangst team in het Beatrix Theater, zij worden aangestuurd door een Duty en floormanagers team die ook onder mij vallen. Tevens hebben wij en Artiestenfoyer te runnen met wederom een team. Verder onderhoud ik contact met de productie en het hoofdkantoor voor afstemming van allerlei zaken betreffende het theater en haar medewerkers. Dus denk aan de afdeling marketing, HR en finance. De dagelijkse gang van zaken en de commerciële doelstellingen die wij moeten behalen zijn ook een belangrijk onderdeel van mijn functie.”

 Wat voor kwaliteiten heeft u nodig om deze werkzaamheden te kunnen verrichten?

 “Helicopterview, hoofdzaken en bijzaken goed kunnen scheiden, stressbestendig, menselijkheid, commercieel kansen zien, organiseren en delegeren”

 Hoe heeft u uw huidige functie bereikt? (opleiding, stages, bijbaan, netwerken etc.)

 “Altijd in de horeca gewerkt als bijbaan, is de beste basis om stressbestendig te zijn en een goede werkmentaliteit te ontwikkelen. Leisure management gestudeerd en goede stages gelopen bij tevens Stage Entertainment als de Verkadefabriek in Den Bosch.  Persoonlijk ontwikkelt met meerdere masterclasses in leidinggeven. Ooit begonnen met ‘echt’ werken in de eventbranche, en dan een klein beetje gehopt van het 1 naar het ander dat geeft een hele mooie werkervaring.”

 Hoe ziet een typische werkdag er voor u uit?

 “Begin vaak wat later op de dag, zodat ik in de avond nog een stukje meepak van de opstart voorstelling, dan begint het eigenlijk pas echt op onze afdeling. Mailbox is al redelijk vol dus dat eerst weg werken, rapportages van vorige dag lezen en punten eruit halen die opgelost moeten worden. Dan altijd even bijpraten met degene die deze avond werken hoe gaat het, zijn er nog punten waar we iets mee moeten/ kunnen, coaching.  Meeting met collega hoofdkantoor over een bijv. een komende event première of al voorbereiding voor een nieuwe productie. Meeting facilitair doornemen zaken in het pand die opgepakt moeten worden. Rond 17 uur altijd even een blik in de Artiestenfoyer gaat het allemaal goed. Cijfers invoeren en verwerken voor bijv. een weekrapportage. Briefing voor gastenontvangst bijwonen. Dit is een kleine opsomming maar zo kan en dag eruit zien, heel eerlijk een dag bij ons is nooit hetzelfde en je functioneert heel vaak op wat er op dat moment gebeurt, dat moet je kunnen en natuurlijk leuk vinden.”

 Hoe bereid u uzelf voor, voor een groot evenement?

 “Goed op de hoogte zijn is echt het belangrijkste, dus vroeg inhaken op de start van een project, kennis is macht! Inventariseren waar de pijnpunten zitten en deze op de dag zelf goed in de gaten houden, dat voorkomt veel leed. Zorg dat de mensen die op deze dag werkzaam zijn zeer goed geïnformeerd zijn, dat maakt of breekt je dag.”

 Wat voor advies zou u men willen geven, die uw functie willen bereiken?

 “Ben bereid hard te werken, voel je nooit te goed om bepaalde taken te doen. Zorg dat je weet wat jouw medewerkers doen ervaar dit ook, zo kan je je goed inleven en dat is voor de betrokkenheid en loyaliteit zeer belangrijk.  Weet van jezelf of je stressbestendig bent! Wees altijd vrolijk en positief! Zorg voor mooie werkervaring, een goede stage kan je heel erg helpen op je CV zeker als je in de event of cultuurbranche terecht wil komen. Doe altijd werk wat je leuk vindt en waar je energie van krijgt.”